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MiData

La banque de données des membres (MiData) est une solution moderne utilisée par tous les niveaux de l’association. Elle offre des fonctions dans les domaines de la gestion des adresses, des statistiques, de l’administration de camp et de cours, le mailing et les envois.

Introduction
FAQ
Release notes

Vers la MiData

Fonctions importantes

  • Gestion confortable des données des membres de ton groupe (enfants, responsables, partenaires, etc.
  • Accès aux données de partout
  • Gestion des événements et des participants
  • Gestion des camps avec possibilité d’inscription et d’annonce de camp au MSdS en ligne
  • Administration de cours de formation
  • Données d’accès personnelles pour tous les responsables (pour la gestion de leurs propres données et de celles de leur groupe)

Introduction à la banque de données des membres

Lorsque tu te connectes pour la première fois à la MiData, ou que tu n’as plus travaillé avec depuis longtemps, tu devrais lire le PDF d’introduction en entier. Tu y trouveras des explications sur le profil, les groupes et la gestion des membres ainsi que l’administration des cours et des camps.

Utilisation des données

Le document Utilisation des données décrit quelles données peuvent être utilisées. Outre des exemples pratiques, tu trouveras aussi les bases légales et des informations sur la protection des données.

Manuel d’utilisation

Tu trouveras d’autres explications sur la MiData ainsi que des conseils pour les utilisateurs dans le manuel d’utilisation de la MiData. Tu trouveras également dans ce document des informations générales sur l’utilisation des données, les droits et l’environnement du test.


FAQ sur la MiData

Comment supprimer une personne définitivement?

En principe, les personnes ne doivent pas être supprimées, mais leur rôle doit être enlevé. Si toutefois une personne doit être supprimée (en cas de doublon par exemple): Dans le champ vulgo, entrer !DELETE! Et enlever tous les rôles. Les personnes sont vérifiées et supprimées par le MSdS régulièrement.

Je ne retrouve plus une personne après avoir enlevé son rôle, où est-elle?

Je ne peux pas saisir une personne car elle est déjà dans le logiciel. Mais je ne la trouve pas avec la recherche.

Dans le champ recherche en haut à gauche, seules les personnes «actives» sont affichées, une personne sans rôle doit être recherchée via le groupe de la rubrique Personnes sur le bouton «+ Ajouter une personne».

Comment fonctionne la liste des effectifs?

À chaque 1er janvier, la liste des effectifs est activée dans la MiData. Les groupes peuvent voir dans la navigation le champ «Effectif!» Ce champ permet de confirmer les annonces d’effectifs à l’aide des membres saisis dans la MiData ou bien être entrés manuellement par le canton. La date butoir pour l’annonce d’effectifs est toujours le 29 janvier de chaque année.

Voir aussi l'introduction détaillée

Comment apprendre les nouveautés sur la MiData?

Les associations cantonales et les responsables de commission du MSdS reçoivent à chaque fois un message lorsqu’un nouveau release est envisagé. Elles diffusent l’information au sein de leur association de manières diverses. Tu peux t’inscrire manuellement pour recevoir des mises à jour de la MiData.

Existe-t-il un environnement de test?

Pour les tests, une instance propre et indépendante est à notre disposition. N’utilise aucune donnée réelle. Nous attirons ton attention sur le fait qu’il s’agit ici d’un environnement de test avec des données test qui peuvent être écrasées à tout moment. De plus, il se peut que de nouvelles fonctions apparaissent en continu. Mais attention: La fonction mail n’est pas opérationnelle dans l’environnement de test, aucun mail n’est envoyé.

Lien: https://pbs.puzzle.ch/

Tu peux te connecter en tant que:

  •     Responsable de branche: ullrich_emirhan ( at ) hitobito.example.com
  •     Responsable de groupe: letizia_wilhelm ( at ) hitobito.example.com
  •     Admin: hussein_kohlmann ( at ) hitobito.example.com

Mot de passe: hito42bito

Quel est le degré de sécurité de la banque de données?

Nous nous attachons particulièrement à la sécurité. La connexion est cryptée et les données sont enregistrées en Suisse auprès de l’entreprise Puzzle. Pour prévenir tout abus, nous avons élaboré un modèle d’autorisation et les utilisateurs sont informés des règles de comportement à leur connexion.

Concept d'utilisation des données

Comment fonctionne l’interface technique JSON?
Comment fusionner deux groupes?

Pour effectuer une fusion entre deux groupes, le·la responsable de groupe des deux groupes doit être entré dans le système comme responsable de groupe. Il·elle peut alors avoir accès à la flèche, par le bouton «Modifier» dans son groupe et sélectionner le point «Fusionner».

Pourquoi toutes les/aucune des qualifications ne s’affichent (pas)?

Toutes les qualifications de la banque de données J+S ont été importées fin 2016. À cause des doublons de la banque J+S, il se peut toutefois que certaines qualifications manquent.

Si des qualifications attribuées avant le 31 décembre 2016 manquent, manifeste-toi auprès du·de la responsable de formation (de la RéFo ou de l’AC), celui-ci pourra indiquer la qualification via le MSdS après coup.

Si une qualification attribuée après le 1er janvier 2017 manque, manifeste-toi auprès de l’organisateur du cours (ex. le secrétariat cantonal).

Comment imprimer les étiquettes?

Si tu utilises un autre format d’étiquette ou souhaites imprimer des étiquettes avec la fonction d’impression en série de Word, tu trouveras ici un manuel d’utilisation de Microsoft qui décrit comment cela fonctionne. Pour établir une liste d’adresses, va sur la MiData dans «Export» puis sur «CSV». Tu peux enregistrer le CSV exporté en tant que XLSX (ou XLS) et l’utiliser comme liste d’adresses dans la fonction d’impression en série.

Tu trouveras la fonction étiquette de la MiData dans le manuel d’utilisation détaillé.

Comment puis-je fusionner deux comptes d’utilisateurs (doublons)?

De temps en temps, il peut arriver que deux comptes aient été créés pour la même personne. Pour que vous vous y retrouviez dans les données, vous pouvez normalement fusionner les deux comptes avec l’aide d’un·e· power user.

Procédure:

Le·la power user se connecte et s’assure que l’accès aux deux comptes est possible.

Maintenant, vous devez trouver lequel des deux comptes doit être utilisé comme compte principal. L’adresse e-mail n’est pas une indication, en revanche les qualifications définies et les inscriptions éventuelles pour les événements encore utilisables le sont.

Lorsque vous avez décidé du compte principal, allez sur l’autre compte et écrivez derrière le prénom le texte «(ancien)». Vous pourrez ainsi bien distinguer les deux comptes.

Il s’agit maintenant de transférer toutes les informations contenues dans le profil de l’«ancien» compte dans le compte principal. Cette manipulation est faite manuellement et avec bon sens (ne reprenez pas les données périmées). Il ne faut pas oublier les rôles qui doivent être entrés à chaque fois par une personne autorisée.

Il peut arriver que l’adresse e-mail de l’ancien compte doive être utilisée comme nouvelle adresse principale. Lorsque c’est le cas, vous devez d’abord supprimer l’adresse de l’ancien compte, l’enregistrer et ensuite seulement l’entrer dans le nouveau compte comme adresse principale.

Si vous êtes sûrs d’avoir enregistré toutes les informations importantes dans le compte principal, vous pouvez supprimer tous les rôles de l’ancien compte, corriger le nom et saisir «!DELETE!» dans le champ vulgo.

Si des qualifications valables sont saisies dans les deux comptes, annoncez-vous avant chaque fusion auprès du responsable de la formation (de la RéFo ou de l’AC). Celui-ci peut saisir la qualification via le MSdS après coup.

J’ai encore des questions, à qui m’adresser?

Ton interlocuteur premier est le·la

PowerUser de ta région/ton district/ta brigade ou de ton canton.

Si le·la PowerUser cantonal·e a besoin d’une aide complémentaire, il·elle peut s’adresser à l’organisation de support du MSdS.

Mouvement Scout de Suisse, 031 328 05 45

E-mail

Il est important que cette voie de communication soit observée. Les questions posées au MSdS qui n’émanent pas des PowerUsers cantonaux sont rejetées en règle générale.


Release notes de la MiData

Les release notes décrivent les mises à jour qui (seront) effectuées dans la MiData. Si tu veux savoir ce qui a changé depuis la dernière mise à jour, tu es au bon endroit.

Les dernières release notes