Gestion du numéro AVS dans les bases de données MiData et BDNS
Lorsqu’une personne participe pour la première fois à une offre J+S au sein d’une organisation (dans le cadre d’un camp ou d’un cours), elle doit obligatoirement renseigner son numéro AVS ou PIED lors de son inscription à l’évènement concerné. Le but de cette indication est de comparer les données de la personne à celles consignées dans le registre AVS afin d’éviter tout doublon ou erreur de données lors de l’inscription.
Pour les camps et les cours scouts, la gestion des participant·e·s (inscriptions, désinscriptions) est faite via la base de données MiData. Les listes de participant·e·s sont ensuite exportées par les coachs des camps ou les administrateur·ice·s des cours et importées dans la BDNS.
Depuis que le numéro AVS est obligatoire pour une inscription, la procédure d’enregistrement et de stockage du numéro AVS dans les deux bases de données concernées a évolué de manière à mettre ces pratiques en conformité avec la législation suisse en matière de protection des données.
Cette page résume le fonctionnement adopté par les bases de données en matière d’enregistrement des numéros AVS. Elle décrit également la procédure de paramétrage des cours/activités/camps à adopter ainsi que, le cas échéant, la marche à suivre pour importer des données d’inscription dans la BDNS.
Fonctionnement
Sur MiData, le numéro AVS ne peut être enregistré que comme donnée d’inscription à un événement. Une question standardisée permettant de le renseigner est intégrée au formulaire d’inscription de chaque événement (activité/camp/cours) et peut être paramétrée de manière à être obligatoire, facultative ou invisible.
Les numéros AVS enregistrés sur MiData sont ensuite automatiquement supprimés avec les autres données d’inscription trois mois après la fin de l’événement concerné.
Lors de l’export de la liste des participant·e·s vers la BDNS, les numéros AVS enregistrés sont exportés eux aussi.
Deux cas de figure distincts existent pour l’import d’une personne dans la BDNS :
- Si la personne est déjà enregistrée dans l’organisation concernée (c’est-à-dire si elle a déjà participé à un camp ou un cours J+S déclaré par cette organisation), elle peut être importée sans numéro AVS, mais son nom et sa date de naissance doivent impérativement être corrects.
- Si la personne n’est pas encore enregistrée dans l’organisation concernée, elle peut être importée seulement à l’aide de son numéro AVS. Les erreurs dans les noms, prénoms et dates de naissance n’ont pas d’impact sur l’importation, mais devraient être corrigées manuellement sur MiData pour éviter des erreurs futures.
Paramétrage des événements sur MiData
Dans l’administration de l’événement, sous l’onglet « Données pour l’inscription », choisir « Non affiché » pour la question sur le numéro AVS.
Dans l’administration du cours, sous l’onglet « Données pour l’inscription », choisir « Obligatoire » pour la question sur le numéro AVS.
Dans l’administration du camp, sous l’onglet « Données pour l’inscription », choisir « Obligatoire » pour la question sur le numéro AVS.
Dans l’administration du camp, sous l’onglet « Données pour l’inscription », choisir « Optionnel » pour la question sur le numéro AVS.
La maîtrise récolte les numéros AVS des participant·e·s participant pour la première fois à un camp J+S dans le groupe et les renseigne manuellement lors de leurs inscriptions sur MiData. Pour les participant·e·s ayant déjà participé à un camp J+S dans le groupe, le numéro AVS ne doit pas obligatoirement être renseigné.
Exportation de la liste des participant·e·s depuis MiData
La procédure pour les cours et les camps reste inchangée. Dans l’onglet « Participants », sous le bouton « Exporter », choisir le format CSV adéquat (« Camp BDNS » ou « Cours BDNS »).
Importation de la liste des participant·e·s dans la BDNS
Si le paramétrage et l’inscription des participant·e·s ont été faits de manière correcte, la procédure d’importation devrait se passer sans problème. Deux cas de figure sont possibles dans ce cas :
- Bernard est sur la liste avec son numéro AVS : il peut être importé. Si l’on observe une ou des différence(s) entre MiData et la BDNS au niveau de son nom, de son prénom et/ou de sa date de naissance, il faut modifier les données enregistrées dans son profil personnel sur MiData en conséquence.
- Donna est sur la liste sans son numéro AVS et la BDNS indique « Trouvé dans la BDNS » : elle peut être importée.
Les cas de figure possibles générant des erreurs sont les suivants :
- Nadine est sur la liste sans numéro AVS et la BDNS indique « Pas trouvé dans la BDNS » : elle ne peut pas être importée. Il faut annuler l’importation, aller sur « Ajouter un participant » et chercher Nadine dans la liste. Nadine est dans la liste, il faut comparer ses nom, prénom et date de naissance et corriger les erreurs sur MiData. L’importation peut ensuite être recommencée.
- Simon est sur la liste sans numéro AVS et la BDNS indique « Pas trouvé dans la BDNS » : il ne peut pas être importé. Il faut annuler l’importation, aller sur « Ajouter un participant » et chercher Simon dans la liste. Simon n’est dans la liste, il faut donc se procurer son numéro AVS et l’ajouter à ses données d’inscription sur MiData. L’importation peut ensuite être recommencée.
Si l’importation ne fonctionne pas pour tou·te·s les participant·e·s, nous recommandons d’annuler l’importation, de trouver la source de l’erreur, de corriger les données dans le fichier d’exportation, de transmettre la liste aux personnes concernées pouvant modifier les données sur MiData et de recommencer l’importation. Cela permet d’assainir les données sur MiData et d’éviter des erreurs futures.
Inscription de la maîtrise de camp ou de cours
Les maîtrises de camp ou de cours doivent être ajoutées manuellement sur la BDNS.
Dans la majeure partie des cas, les nouveaux·elles membres de maîtrise font déjà partie de l’organisation sur la BDNS et peuvent y être trouvé·e·s à l’aide de leur nom, prénom et date de naissance. Si une personne est introuvable, il faut alors se procurer son numéro AVS.