Déclaration de protection des données

1. Quelles données vous concernant collectons-nous et auprès de qui les obtenons-nous ?

Nous traitons surtout les données personnelles que vous nous communiquez. Il arrive aussi que nous recevions des données personnelles vous concernant par des tiers. Celles-ci peuvent relever des catégories suivantes :

• Données de base (nom, adresse, date de naissance, coordonnées des parents, etc.) ;
• Coordonnées (numéro de téléphone, adresse e-mail, etc.) ;
• Photos et vidéos ;
• Exceptionnellement, et uniquement si cela est nécessaire pour le cas de figure en question, des données sensibles (informations sur votre santé, par exemple).

Si nous traitons des données sensibles vous concernant que nous avons obtenues via des tiers, nous vous en informons séparément.

2. Sous quelles conditions pouvons-nous traiter vos données ?

Nous traitons vos données en toute bonne foi et aux fins définies dans la présente déclaration de protection des données. Nous veillons à procéder de manière transparente et proportionnée.

Si, exceptionnellement, nous ne sommes pas en mesure de respecter ces principes, le traitement des données peut tout de même être licite s’il y a un motif justificatif. Les motifs justificatifs recevables sont notamment :

• Votre consentement ;
• L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles conclus avec vous ;
• Le respect de dispositions légales ;
• Nos intérêts légitimes, pour autant que vos intérêts ne prévalent pas.

3. Comment pouvez-vous vous opposer à un traitement de données ?

Si vous avez consenti à ce que nous traitions vos données à caractère personnel à certaines fins, nous traitons vos données dans le cadre de ce consentement en l’absence de tout autre motif justificatif.

Pour retirer votre consentement ou vous opposer au traitement de vos données, contactez les entités responsables mentionnées ci-dessus. Les traitements de données déjà effectués ne sont pas concernés.

4. Dans quels cas sommes-nous susceptibles de transmettre vos données à des tiers ?

a. Traitement par sous-traitance

Dans certaines circonstances, nous n’avons pas d’autre choix que de faire appel aux services de tiers et de leur confier le traitement de vos données (traitement par sous-traitance). Il peut s’agir notamment de prestataires informatiques et de services. Ces tiers sont autorisés à traiter les données en respectant les mêmes limites que nous. Via un contrat, nous garantissons que ces tiers remplissent les conditions nécessaires à la protection des données.

Dans le cadre du traitement par sous-traitance, il peut arriver que nous transmettions vos données à caractère personnel à des entreprises établies à l’étranger. Ces entreprises sont tenues de protéger vos données selon les mêmes modalités que nous. Dans la mesure du possible, nous veillons à ce que le traitement soit réalisé en Suisse, mais vos données peuvent également être transmises dans certains cas ailleurs dans le monde (par exemple Allemagne, France, Etats-Unis).

Si le niveau de protection des données du pays concerné n’est pas équivalent à celui de l’Espace Economique Européen (EEE), nous évaluons préalablement les risques et, via un contrat, nous veillons à ce que la protection garantie soit la même que celle de l’EEE (par exemple, nous utilisons les nouvelles clauses contractuelles types de la Commission européenne ou d’autres mesures imposées par la loi). Si le résultat de notre évaluation des risques est négatif, nous prenons des mesures techniques supplémentaires pour protéger vos données. Vous pouvez consulter les clauses contractuelles types de la Commission européenne sur : https://commission.europa.eu/...

b. Transmission au sein des associations scoutes et à des tiers

En principe, nous utilisons vos données uniquement au sein des associations scoutes. Si cela est nécessaire pour traiter votre adhésion, il se peut que vos données soient échangées entre les différentes associations scoutes dont vous êtes membre. Abstraction faite du traitement par sous-traitance, nous ne transmettons vos données à caractère personnel à des tiers que si :

• Vous y avez consenti ; ou
• Cela est nécessaire pour exécuter un contrat ou des mesures précontractuelles conclus avec vous ainsi qu’à faire valoir nos droits ; ou
• La loi nous y oblige ; ou
• Nous y avons un intérêt légitime et que vos intérêts ne prévalent pas.

Au sein du scoutisme, nous pouvons transmettre vos données à d’autres organisations scoutes, telles que des associations sœurs, à des organisateurs·trices de camps scouts, à Scout & Sport SA, à l’Association des Scouts Catholiques, à la Fondation Suisse du Scoutisme ou à d’autres entités similaires aux fins spécifiques du bon déroulement des activités scoutes. Dans le cadre de l’organisation de camps, de la réalisation de cours de formation ou d’autres occasions, nous sommes parfois tenus de transmettre vos données à l’Office fédéral du sport ou à l’Office fédéral des assurances sociales. Vous trouverez de plus amples informations dans la feuille d’information de Jeunesse+Sport. Les données nécessaires à cette fin sont des informations personnelles, mais aussi le numéro AVS, entre autres. Par ailleurs, pour des raisons de sécurité et afin de garantir un sauvetage en cas d’urgence, les données peuvent être communiquées à la Rega. Nous sommes susceptibles de communiquer des données de base de membres aux autorités compétentes dans le cadre de demandes de subventions à des organismes publics (fonds de loterie, cantons ou communes).

5. Combien de temps stockons-nous vos données ?

Nous ne stockons vos données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire pour atteindre les objectifs dans lesquels les données ont été collectées. Dans le cadre des exigences de J+S et de l'Office fédéral du sport, nous sommes parfois obligé·e·s de conserver les données des participant·e·s aux cours et aux camps pendant dix ans.

Nous stockons les données que vous enregistrez lorsque vous consultez nos pages internet jusqu’à douze mois, à l’exception des données d’analyse et de suivi, qui peuvent être stockées plus longtemps. Nous stockons les données contractuelles plus longtemps car les dispositions légales nous y obligent. En particulier, nous devons stocker la correspondance commerciale, les contrats conclus et les pièces comptables pendant dix ans. Dès que nous n’avons plus besoin de données vous concernant pour fournir nos services, les données sont bloquées et nous ne les utilisons plus qu’aux fins de la facturation et à des fins fiscales.

6. Comment protégeons-nous vos données ?

Nous stockons vos données de manière sécurisée et prenons toutes les mesures adéquates pour protéger vos données contre les pertes, les accès non autorisés, les utilisations abusives ou les altérations.

Nos partenaires contractuels et autres responsables qui ont accès à vos données sont tenu·e·s de respecter les dispositions légales relatives à la protection des données.

7. Quels sont vos droits en matière de protection des données ?

a. Droit d’accès

Vous pouvez exiger à tout instant d’avoir accès aux données que nous stockons qui vous concernent (y compris remise et transmission des données). Vous pouvez consulter les données de la base de données des membres (MiData, cf. point VII1 ci-dessous) avec votre identifiant de connexion personnel ou en obtenir un auprès de votre association (groupe, région, association cantonale, …). Pour toute autre demande d’accès, merci de bien vouloir vous adresser à votre association individuelle. Pour cela, une preuve d'identité est nécessaire. Vous pouvez également nous contacter à l’adresse protectiondesdonnees ( at ) msds.ch .

b. Effacement et rectification

Vous pouvez exiger que vos données soient effacées ou rectifiées, pour autant qu’aucune obligation légale de stockage ou autorisation légale ne s’y oppose. Si cela concerne certaines de vos données ou informations sur MiData, vous pouvez effectuer les modifications directement dans votre profil en vous connectant à MiData. Il est aussi possible de contacter votre association afin que celle-ci puisse entreprendre les démarches correspondantes. Vous pouvez sinon nous contacter à l’adresse protectiondesdonnees ( at ) msds.ch .

Veuillez noter qu’il arrive parfois que l’exercice de vos droits entre en conflit avec des accords contractuels, ce qui peut avoir des conséquences sur l’exécution du contrat (résiliation anticipée du contrat, par exemple).

c. Voie judiciaire

Si vous êtes concerné·e par le traitement de données à caractère personnel, vous êtes habilité·e à faire valoir vos droits en justice ou à porter plainte auprès de l’autorité de surveillance compétente. En Suisse, l’autorité de surveillance compétente est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence : https://www.edoeb.admin.ch

2. Envois d’e-mails et marketing

Avons-nous le droit de vous faire parvenir des informations sur les activités scoutes ?

Oui, nous avons le droit de faire parvenir à nos membres des informations en lien avec les activités scoutes, telles que le programme trimestriel ou des invitations à des événements, par voie postale, par e-mail ou via d’autres canaux auxquels vous avez consenti.
 
Avons-nous le droit de vous envoyer de la publicité ?

Nous pouvons également vous informer d’activités et d’offres de partenaires ou d’organisations tierces ayant un lien avec le scoutisme et contribuant à la réalisation des objectifs scouts. Nous ne vous envoyons de la publicité, en particulier pour des organisations partenaires ou tierces, ne contribuant pas directement à la réalisation des objectifs scouts que si vous y avez préalablement consenti. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout instant.

3. Newsletter

Comment fonctionne la newsletter ?

En fonction de votre rôle dans le scoutisme, nous pouvons vous faire parvenir une newsletter correspondante contenant des informations scoutes. Vous pouvez parfois aussi vous abonner à la newsletter d’autres entités scoutes.  

Quelles informations obtenons-nous et comment les utilisons-nous ?

Lorsque vous vous abonnez à la newsletter, nous collectons votre adresse e-mail et, éventuellement, d’autres coordonnées. Nous en avons besoin pour l’envoi et pour vérifier votre identité.

Nous sommes habilité·e·s à transmettre vos données à des tiers aux fins du processus technique d’envoi de la newsletter. Le cas échéant, nous pouvons réaliser une analyse statistique de l’utilisation que vous en faites afin d’optimiser la newsletter. Vous pouvez vous désabonner de la newsletter à tout instant via le lien correspondant.

4. Traitements de données sur les pages web

a. Cookies

Comment fonctionnent les cookies ?

Nos pages web utilisent des cookies. Les cookies sont des fichiers textes que votre navigateur enregistre dans le système d’exploitation de votre appareil lorsque vous consultez l’une de nos pages web. Les cookies n’endommagent pas votre appareil et ne contiennent pas de virus.

Quelles informations obtenons-nous et comment les utilisons-nous ?

La plupart des cookies que nous utilisons sont des « cookies de session » ; ils sont supprimés automatiquement à la fin de votre visite. D’autres cookies restent enregistrés sur votre appareil tant qu’ils ne sont pas supprimés. Ces cookies nous permettent de reconnaître votre navigateur lorsque vous consultez à nouveau nos pages web. Nous pouvons ainsi enregistrer certains réglages (langue choisie, par exemple) afin que vous n’ayez pas besoin de les définir à nouveau lorsque vous revenez sur nos pages web.

Pourquoi avons-nous le droit d’utiliser des cookies ?

Nous utilisons des cookies afin de rendre nos pages web plus conviviales, efficaces et sûres. Nous utilisons des cookies et traitons vos données dans ce cadre sur la base de nos intérêts légitimes aux fins susmentionnées.

Comment pouvez-vous vous opposer à la collecte de données via les cookies ?

Les cookies sont enregistrés sur votre appareil. Aussi, vous pouvez entièrement contrôler l’utilisation des cookies. Vous pouvez les supprimer complètement ou bien, en modifiant les réglages de votre navigateur, désactiver ou limiter la transmission de données. Toutefois, si vous désactivez les cookies sur nos pages web, il se peut que vous ne puissiez plus utiliser pleinement toutes les fonctions des pages web.

b. Outils de suivi

Comment fonctionnent les outils de suivi ?

Nos pages web peuvent utiliser des outils de suivi autorisés par la loi. Les fournisseurs d’outils de suivi utilisent des cookies enregistrés sur votre appareil et permettant une analyse des pages web. Les informations relatives à votre utilisation des pages web qui sont générées par le cookie sont transmises à un serveur du fournisseur de l’outil de suivi pour y être stockées.

En règle générale, la collecte de données avec des outils de suivi s’effectue de manière anonyme. C’est uniquement dans des cas exceptionnels que l’adresse IP complète est communiquée à un serveur du fournisseur pour y être abrégée.

Pourquoi avons-nous le droit d’utiliser des outils de suivi ?

Le fournisseur de l’outil de suivi analyse les données collectées pour notre compte afin que nous puissions en savoir plus sur les visites réalisées et l’utilisation qui est faite de nos pages web. Ceci nous permet ensuite d’améliorer nos services ainsi que le contenu et l’organisation de nos pages web.

c. Informations complémentaires

Si certaines pages web réalisent des traitements supplémentaires de données, les pages correspondantes vous en informent séparément.

5. Traitements supplémentaires de données

a. Photos et vidéos

Il peut arriver que nous réalisions, au sein du scoutisme, des photos ou des vidéos où vous apparaissez. Celles-ci sont utilisées uniquement à des fins scoutes. Conformément au mémento sur le droit à l’image lors des activités scoutes, les photos et vidéos ne sont réalisées et publiées que si vous y avez préalablement consenti.

b. Allergies et habitudes alimentaires

Il peut arriver que nous devions demander aux participant·e·s à un cours, un camp, une activité ou un autre événement s’ils·elles ont des allergies ou d’autres informations liées à la santé. Nous ne stockons les informations sensibles dans la base de données des membres que si la situation en question l’exige. Nous détruisons ces données stockées ainsi que celles recueillies sous d’autres formes (sur papier, par exemple) une fois l’événement terminé. Nous pouvons saisir des habitudes alimentaires dans la base de données des membres dans le cadre d’un événement. Si vous nous communiquez une préférence alimentaire (repas végétarien, végan…), nous conservons cette information pendant la durée de l’événement.