Gestione del numero AVS nei database MiData e BDNS
Quando una persona partecipa per la prima volta ad un'offerta G+S all'interno di un'organizzazione (nell'ambito di un campo o di un corso), dovrà fornire il proprio numero AVS o PIED al momento dell'iscrizione all'evento in questione. Lo scopo di tale indicazione è quello di confrontare i dati della persona con quelli registrati nel registro AVS al fine di evitare eventuali duplicazioni o errori dei dati in fase di registrazione.
Per i campi e corsi scout la gestione dei partecipanti (iscrizioni, cancellazioni) avviene tramite il database MiData. Gli elenchi dei partecipanti vengono quindi esportati dai coach del campo o dagli amministratori del corso e importati nel BDNS.
Poiché il numero AVS è obbligatorio per la registrazione, la procedura per la registrazione e la memorizzazione del numero AVS nelle due banche dati interessate si è evoluta per conformare queste pratiche alla legislazione svizzera sulla protezione dei dati.
In questa pagina è riepilogato il funzionamento adottato dalle banche dati in termini di rilevazione dei numeri AVS. Descrive inoltre la procedura per configurare i corsi/attività/campi da adottare nonché, ove previsto, la procedura da seguire per importare i dati di registrazione nella BDNS.
Funzionamento
Su MiData il numero AVS può essere registrato solo come dato di registrazione dell'evento. Una domanda standardizzata che consente di fornire ciò è integrata nel modulo di registrazione per ogni evento (attività/campo/corso) e può essere configurata come obbligatoria, facoltativa o invisibile.
I numeri AVS registrati su MiData verranno poi cancellati automaticamente insieme agli altri dati di registrazione tre mesi dopo la fine dell'evento in questione.
Quando si esporta l'elenco dei partecipanti verso la BDNS, vengono esportati anche i numeri AVS registrati.
Esistono due scenari distinti per l'importazione di una persona nella BDNS:
- Se la persona è già iscritta all'organizzazione interessata (cioè se ha già partecipato ad un camp o corso G+S dichiarato da questa organizzazione), può essere importata senza numero AVS, ma il suo nome e la data di nascita devono essere corretti.
- Se la persona non è ancora iscritta all'organizzazione interessata, potrà essere importata solo utilizzando il suo numero AVS. Errori nei nomi, cognomi e date di nascita non influiscono sull'importazione, ma dovrebbero essere corretti manualmente su MiData per evitare errori futuri
Impostazione eventi su MiData
Nella gestione dell'evento, nella scheda “Dati per l’iscrizione”, seleziona “Non visualizzato” per la domanda numero AVS.
Nella gestione del corso, nella scheda “Dati per l’iscrizione”, seleziona “Obbligatorio” per la domanda sul numero AVS.
Nella gestione del campo, nella scheda “Dati per l’iscrizione”, seleziona “Obbligatorio” per la domanda sul numero AVS.
Nella gestione del corso, nella scheda “Dati per l’iscrizione”, seleziona “Opzionale” per la domanda sul numero AVS.
La direzione raccoglie i numeri AVS dei partecipanti che partecipano per la prima volta ad un campo G+S nel gruppo e li inserisce manualmente al momento della registrazione su MiData. Per i partecipanti che hanno già partecipato ad un campo G+S nel gruppo non è necessario inserire il numero AVS.
Esportazione della lista dei partecipanti a partire da MiData
La procedura per corsi e campi rimane invariata. Nella scheda “Partecipanti”, sotto il pulsante “Esporta”, scegli il formato CSV appropriato (“Campo BDNS” o “Corso BDNS”).
Importazione della lista dei partecipanti nella BDNS
Se la configurazione e la registrazione dei partecipanti sono state effettuate correttamente, la procedura di importazione dovrebbe procedere senza intoppi. In questo caso sono possibili due scenari:
- Bernardo è sulla lista con il suo numero AVS: può essere importato. Se osservi una o più differenze tra MiData e la BDNS in termini di nome, cognome e/o data di nascita, dovrai modificare di conseguenza i dati registrati nel suo profilo personale su MiData.
- Donna è nella lista senza il suo numero AVS e il BDNS dice "Trovato nella BDNS": può essere importata.
I possibili scenari che generano errori sono:
- Nadine è nella lista senza il suo numero AVS e il BDNS dice "Non trovato": non può essere importata. È necessario annullare l'importazione, andare su “Aggiungere un(a) partecipante” e cercare Nadine nell'elenco. Nadine è nella lista, devi confrontare il suo nome, cognome e data di nascita e correggere gli errori su MiData. Successivamente è possibile riavviare l'importazione.
- Simone è nella lista senza il suo numero AVS e il BDNS dice "Non trovato": non può essere importato. È necessario annullare l'importazione, andare su “Aggiungere un(a) partecipante” e cercare Simone nell'elenco. Simone non è nell'elenco, devi quindi procurarti il suo numero AVS e aggiungerlo ai suoi dati di registrazione su MiData. Successivamente è possibile riavviare l'importazione.
Se l'importazione non funziona per tutti i partecipanti, consigliamo di annullare l'importazione, trovare la fonte dell'errore, correggere i dati nel file di esportazione, inviare la lista agli interessati che potranno modificare i dati su MiData e riavviare l'importazione. Ciò permette di correggere i dati su MiData ed evitare errori futuri.
Iscrizione della direzione del campo o del corso
La direzione del campo o del corso deve essere aggiunta manualmente alla BDNS.
Nella maggior parte dei casi i nuovi membri della direzione fanno già parte dell'organizzazione sulla BDNS e lì possono essere trovati con il loro cognome, nome e data di nascita. Se la persona non si trova bisogna procurarsi il suo numero AVS.