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MiData

Die Mitgliederdatenbank (MiData) ist eine moderne Lösung, die von allen Ebenen des Verbands verwendet wird.
Sie bietet Funktionen in den Bereichen Adressverwaltung, Statistiken, Lager- und Kursverwaltung, Mailing und Versände.

Einstieg
F.A.Q.
Release-Notes

Hier geht's zur MiData

Wichtigste Funktionen

  • Komfortable Verwaltung der Mitgliederdaten deiner Abteilung (Kinder, Leitende, Partner, etc.)
  • Zugriff auf die Daten von überall her
  • Verwaltung von Anlässen und Teilnehmenden
  • Verwaltung von Lagern inkl. elektronischer Anmeldemöglichkeit und Lagermeldung an die PBS
  • Administration von Ausbildungskursen
  • Persönliche Zugangsdaten für alle Leitenden (zur Verwaltung ihrer eigenen Daten und derjenigen ihrer Gruppe) 

Einstieg in die Mitgliederdatenbank

Wenn du dich zum ersten Mal in die MiData einloggst, oder schon länger nicht mehr damit gearbeitet hast, solltest du das PDF zum Einstieg durchlesen. Dort findest du Erklärungen zum Profil, den Gruppen und der Verwaltung von Mitgliedern sowie Kursen und Lager.

Betriebshandbuch

Weitere Erklärungen zur MiData, sowie Tipps für Benutzer findest du im Betriebshandbuch zur MiData. Allgemeine Informationen zur Datennutzung, den Berechtigungen und der Testumgebung findest du ebenfalls in diesem Dokument.

Datennutzung

Welche Daten wofür verwendet werden dürfen, wird im Dokument Datennutzung beschrieben. Neben praktischen Beispielen findest du dort auch rechtliche Grundlagen und Informationen zum Datenschutz.


F.A.Q. zur MiData

Wie kann ich eine Person endgültig löschen?

Grundsätzlich sollten Personen nicht gelöscht werden, sondern nur die Rolle entfernt werden. Falls trotzdem eine Person gelöscht werden soll (z.B. eine Doublette): Im Feld Vulgo !DELETE! eintragen und alle Rollen entfernen. In regelmässigen Abständen werden die Personen durch die PBS überprüft und gelöscht.

Ich finde eine Person nach dem Entfernen einer Rolle nicht mehr, wo ist sie?

Ich kann eine Person nicht neu erfassen, weil sie bereits vorhanden ist. Über die Suche finde ich sie aber nicht.

Im Suchfeld oben links werden immer nur «aktive» Personen angezeigt, eine Person ohne Rollen muss über die Gruppe im Register Personen über die Schaltfläche "+ Person hinzufügen" gesucht werden.

Wie funktioniert die Bestandesmeldung?

Jeweils am 1. Januar 20XX wird die Bestandesmeldung in MiData aktiviert. Die Abteilungen sehen dann in der Navigation das Feld "Bestand!" Über dieses Feld können die Bestandesmeldungen anhand der in MiData geführten Mitglieder bestätigt werden oder aber durch den Kantonalverband manuell eingetragen werden. Stichtag für die Bestandesmeldung ist jeweils der 29. Januar 20XX.

Detaillierte Anleitung

Wie erfahre ich von Neuigkeiten zur MiData?

Die Kantonalverbände und Kommissionsleitungen der PBS erhalten jeweils eine Benachrichtigung, wenn ein Release geplant wird. Wie sie die Information innerhalb des Kantonalverbandes streuen, ist unterschiedlich. Du kannst dich auch manuell für die MiData-Updates anmelden.

Gibt es eine Testumgebung?

Für Tests steht uns eine eigene, unabhängige Instanz zur Verfügung. Bitte keine echten Daten verwenden. Bitte beachte, dass es sich hier um eine Test­um­gebung mit Test-Daten handelt, welche jederzeit wieder überschrieben werden können. Zudem kann es sein, dass laufend neue Funktionen dazukommen. Aber Achtung: Die Mailfunktion ist in der Testumgebung nicht scharf, es gehen also keine E-Mails raus.

Link: https://pbs.puzzle.ch/

Anmelden kannst du dich als:

  •     Stufenleiter: ullrich_emirhan ( at ) hitobito.example.com
  •     Abteilungsleiter: letizia_wilhelm ( at ) hitobito.example.com
  •     Admin: hussein_kohlmann ( at ) hitobito.example.com

Passwort: hito42bito

 

Wie sicher ist die Datenbank?

Wir legen grossen Wert auf die Sicherheit. Die Verbindung ist verschlüsselt und die Daten werden in der Schweiz bei der Firma Puzzle ICT gespeichert. Um Missbrauch vorzubeugen, haben wir ein Berech­tigungs­modell erarbeitet und die Benutzer werden beim Login über Verhaltensregeln informiert.

Konzept der Datennutzung

Wie funktioniert die technische JSON-Schnittstelle?
Wie fusioniere ich zwei Abteilungen?

Um einen Zusammenschluss zweier Abteilungen vorzunehmen, muss der*die Abteilungsleiter*in in beiden Abteilungen mit der Rolle «Abteilungsleiter» eingetragen sein. Dann kann sie*er bei seiner Abteilung beim Knopf Bearbeiten auf den Pfeil gehen und dort den Punkt «Fusionieren» auswählen.

Warum werden nicht alle/keine Qualifikationen angezeigt?

Alle Qualifikationen aus der J+S-Datenbank wurden Ende 2016 importiert. Aufgrund von Doubletten in der J+S-Datenbank kann es jedoch sein, dass gewisse Qualifikationen fehlen.

Falls Qualifikationen fehlen, welche vor dem 31.12.2016 vergeben wurden, melde dich bei dem*der Ausbildungsverantwortlichen (der AuRe oder des KV), diese*r kann die Qualifikation via PBS nachtragen lassen.

Fehlt eine Qualifikation, die nach dem 1.1.2017 vergeben wurde, dann melde dich beim Kursträger (z.B. kantonales Sekretariat).

Wie drucke ich Etiketten?

Falls du ein anderes Etikettenformat verwendest oder Etiketten mit der Seriendruckfunktion von Word drucken möchtest, findest du hier eine Anleitung von Microsoft, die beschreibt, wie das funktioniert. Um eine Adressliste zu erstellen, gehst du in MiData auf "Export" und dort auf "CSV". Das exportierte CSV kannst du als XLSX (oder XLS) speichern und in der Seriendruckfunktion als Adressliste verwenden.

Die Etikettenfunktion von MiData findest du hier in der detaillierten Anleitung

Wie kann ich zwei Benutzeraccount zusammenschliessen (Dubletten)?

Von Zeit zu Zeit kommt es vor, dass für eine Person zwei Accounts erstellt wurden. Damit ihr wieder Ordnung in die Daten bekommt, könnt ihr die beiden Accounts im Normalfall mit Hilfe von einem*einer Poweruser*in zusammenschliessen.

Vorgehen:

Die*der Poweruser*in logt sich ein und versichert sich, dass der Zugriff auf beide Accounts möglich ist.

Nun müsst ihr herausfinden, welcher der beiden Accounts schlussendlich als Hauptaccount verwendet werden soll. Dafür ist aber nicht die E-Mail-Adresse ausschlaggebend, sondern die definierten Qualifikationen und eventuelle Anmeldungen für Anlässe, die noch verwendet werden.

Wenn ihr euch für einen Hauptaccount entschieden habt, geht ihr zum anderen Account, und markiert schreibt dort hinter den Vornamen den Text «(alt)». So könnt ihr die beiden Accounts gut unterscheiden.

Nun geht es darum, alle Informationen, die im Profil des «alten» Accounts drin sind, in den Hauptaccount zu übertragen. Dies macht ihr manuell und nach bestem Gewissen (veraltete Angaben nicht übernehmen). Nicht zu vergessen sind die Rollen, die jeweils von einer befugten Person eingetragen werden müssen.

Bei der E-Mail-Adresse gibt es denn Fall, dass die Adresse vom alten Account als neue Haupt-E-Mail verwendet werden soll. Wenn dem so ist, müsst ihr die Adresse jeweils zuerst im alten Account herauslöschen, speichern und erst dann im neuen Account als Haupt-E-Mail eintragen.

Wenn ihr euch sicher seid, dass ihr alle wichtigen Infos im neuen Hauptaccount gespeichert habt, könnt ihr beim alten Account alle Rollen löschen, den Namen überschreiben und beim Vulgo «!DELETE!» eintragen.

Falls bei beiden Accounts gültige Qualifikationen erfasst sind, meldet euch jeweils vor dem Zusammenführen bei dem*der Ausbildungsverantwortlichen (der AuRe oder des KV). Diese*r kann die Qualifikation via PBS nachtragen lassen.

Ich habe noch Fragen, an wen wende ich mich?

Dein primärer Ansprechpartner ist der

PowerUser in der Region/Bezirk/Corps oder im Kantonalverband.

Benötigt der kantonale PowerUser weiterführende Hilfe, kann er sich an die Support Organisation der PBS wenden.

Pfadibewegung Schweiz, 031 328 05 45

E-Mail

Wichtig ist, dass dieser Kommunikationsweg eingehalten wird. Anfragen an die PBS, die nicht von kantonalen PowerUsern stammen, werden in der Regel abgewiesen.


Release-Notes der MiData

Release-Notes beschreiben die Updates, die an der MiData durchgeführt wurden oder noch werden. Wenn du wissen willst, was sich beim letzten Update geändert hast, bist du hier richtig.

Die letzten Release-Notes