Umgang mit der AHV-Nummer in den Datenbanken MiData und NDS
Wenn eine Person zum ersten Mal an einer J+S-Aktivität einer Organisation teilnimmt (im Rahmen eines Lagers oder eines Kurses), muss sie bei der Anmeldung für die betreffende Aktivität zwingend ihre AHV-Nummer angeben. Der Zweck dieser Angabe ist es, die Daten der Person mit den im AHV-Register verzeichneten Daten abzugleichen, um Duplikate oder Datenfehler bei der Anmeldung zu vermeiden.
Bei Pfadilagern und -kursen erfolgt die Administration der Teilnehmenden (An- und Abmeldungen) über die MiData-Datenbank. Die Teilnahmelisten werden anschliessend von den Lagercoaches oder den Kursadministrator*innen exportiert und in die NDS importiert.
Seitdem die AHV-Nummer für die Anmeldung obligatorisch ist, wurde das Verfahren zur Registrierung und Speicherung der AHV-Nummer in den beiden betroffenen Datenbanken so weiterentwickelt, dass es den Vorgaben der schweizerischen Datenschutzgesetzgebung entspricht.
Diese Seite fasst das Vorgehen zur Registrierung der AHV-Nummern in beiden Datenbanken zusammen. Ausserdem wird beschrieben, wie Kurse/Aktivitäten/Lager eingerichtet werden und wie die Registrierungsdaten, falls erforderlich, in die NDS importiert werden.
Vorgehen
Auf MiData kann die AHV-Nummer nur bei der Anmeldung zu einem Anlass gespeichert werden. Eine entsprechende Standardfrage wurde in das Anmeldeformular für Anlässe jeder Art (Aktivität/Lager/Kurs) integriert und kann so eingestellt werden, dass sie obligatorisch, optional oder nicht angezeigt ist.
Die auf MiData gespeicherten AHV-Nummern werden dann automatisch zusammen mit den anderen Anmeldedaten drei Monate nach dem Ende des betreffenden Anlasses gelöscht.
Wenn ihr die Teilnahmeliste in die NDS exportiert, werden die gespeicherten AHV-Nummern ebenfalls exportiert.
Beim Import einer Person in die NDS gibt es zwei unterschiedliche Fälle:
- Wenn die Person bereits bei der betreffenden Organisation registriert ist (d.h. wenn sie bereits an einem von dieser Organisation gemeldeten J+S-Lager oder -Kurs teilgenommen hat), kann sie ohne AHV-Nummer importiert werden, aber Name und Geburtsdatum müssen unbedingt korrekt sein.
- Wenn die Person noch nicht bei der entsprechenden Organisation registriert ist, kann sie nur mithilfe ihrer AHV-Nummer importiert werden. Fehler in Namen, Vornamen und Geburtsdaten haben keine Auswirkungen auf den Import, sollten aber manuell auf MiData korrigiert werden, um zukünftige Fehler zu vermeiden.
Erstellen von Anlässen auf MiData
In den Anlass-Einstellungen auf der Registerkarte ”Anmeldeangaben“ bei der Frage zur AHV-Nummer Option “nicht angezeigt“ wählen.
In den Anlass-Einstellungen auf Registerkarte ”Anmeldeangaben" bei Frage zur AHV-Nummer Option “obligatorisch“ wählen.
In den Anlass-Einstellungen auf Registerkarte ”Anmeldeangaben“ bei Frage zur AHV-Nummer Option “obligatorisch“ wählen.
In den Anlass-Einstellungen auf Registerkarte ”Anmeldeangaben“ bei Frage zur AHV-Nummer Option “optional“ wählen.
Die Leitung sammelt die AHV-Nummern der Teilnehmenden, die zum ersten Mal an einem J+S-Lager der Abteilung teilnehmen, und füllt sie bei der Anmeldung in MiData manuell aus. Für Teilnehmende, die bereits an einem J+S-Lager der Abteilung teilgenommen haben, muss die AHV-Nummer nicht zwingend angegeben werden.
Exportieren der Teilnahmeliste aus MiData
Das Verfahren für Kurse und Lager bleibt unverändert. Wählt auf der Registerkarte “Teilnehmende“ unter der Schaltfläche “Export“ das richtige CSV-Format (“NDS-Lager” oder “NDS-Kurs“).
Importieren der Teilnahmeliste in die NDS
Wenn die Einstellungen und die Anmeldung der Teilnehmenden korrekt vorgenommen wurden, sollte der Importvorgang problemlos verlaufen. Hierbei sind zwei Fälle möglich:
- Bernard steht mit seiner AHV-Nummer auf der Liste: Er kann importiert werden. Wenn zwischen MiData und der NDS ein oder mehrere Unterschiede in Bezug auf den Namen, den Vornamen und/oder das Geburtsdatum festgestellt werden, müssen die in seinem persönlichen Profil auf MiData gespeicherten Daten entsprechend geändert werden.
- Donna steht ohne ihre AHV-Nummer auf der Liste und in der NDS steht “Gefunden in der NDS“: Sie kann importiert werden.
Mögliche Fälle, die Fehler erzeugen, sind folgende:
- Nadine steht ohne AHV-Nummer auf der Liste und in der NDS steht "Nicht gefunden": Sie kann nicht importiert werden. Man muss den Import abbrechen, auf “Teilnehmer/in hinzufügen“ gehen und in der Liste nach Nadine suchen. Nadine ist in der Liste. Man muss ihren Namen und Vornamen sowie ihr Geburtsdatum vergleichen und die Fehler auf MiData korrigieren. Anschliessend kann der Import erneut gestartet werden.
- Simon steht ohne AHV-Nummer auf der Liste und in der NDS steht "Nicht gefunden": Er kann nicht importiert werden. Man muss den Import abbrechen, auf “Teilnehmer/in hinzufügen“ gehen und in der Liste nach Simon suchen. Simon ist jedoch nicht in der Liste aufgeführt, also muss man sich seine AHV-Nummer besorgen und sie zu den Anmeldedaten auf MiData hinzufügen. Anschliessend kann der Import erneut gestartet werden.
Wenn der Import nicht für alle Teilnehmenden funktioniert, empfehlen wir, den Import abzubrechen, die Fehlerquelle zu finden, die Daten in der Exportdatei zu korrigieren, die Liste an die entsprechenden Personen weiterzuleiten, welche die Daten auf MiData anpassen können, und den Import erneut zu starten. Dadurch werden die Daten auf MiData bereinigt und zukünftige Fehler vermieden.
Anmeldung der Lager- oder Kursleitung
Lager- und Kursleitung müssen manuell in die NSD eingegeben werden.
In den meisten Fällen gehören neue Leitungsmitglieder bereits ihrer Organisation in der NDS an und können dort mithilfe ihres Namens, Vornamens und Geburtsdatums gefunden werden. Wenn eine Person nicht auffindbar ist, muss man sich die AHV-Nummer der Person besorgen.